En skæv skanning lander i økonomiafdelingen. Fakturaen ser læsbar ud, men betalingsdatoen flyder sammen med en linje i baggrunden. Her kan fakturabehandling med OCR aflæse de tydelige felter og markere det usikre til kontrol. Det er en fornuftig skelnen: Maskinen kan hjælpe med at læse, men bør ikke gætte på det, den ikke kan se. Find flere oplysninger hos Nordflow.
For små virksomheder og lokale arbejdspladser kan sådan en detalje forsinke en ellers rutinemæssig betaling. Men hele fakturaen behøver ikke gå i stå, fordi ét felt driller. Med tydelige kontroltrin kan de sikre oplysninger gå videre, mens en medarbejder afklarer tvivlen.
Første stop: Hvad kan systemet læse?
Ved aflæsningen forsøger OCR at hente oplysninger som leverandørnavn, fakturanummer, dato og beløb fra dokumentet. Er skanningen skæv, kan nogle felter være lette at genkende, mens andre er usikre. Systemet bør derfor vise, hvilke oplysninger der kræver et ekstra blik, i stedet for at behandle dem alle som lige pålidelige.
Forestil dig en faktura fra håndværkeren, der netop har repareret butikkens kølerum. Leverandørnavnet og arbejdslinjerne står skarpt, men fakturanummeret er sløret. Resten af dokumentet kan gøres klar, mens nummeret sendes til manuel kontrol. Det er trods alt bedre end at lade en usikker aflæsning snige sig ind i bogføringen.
Hvis felterne er tydelige, kan fakturaen fortsætte til næste trin. Hvis datoen eller betalingsbeløbet ikke kan læses sikkert, bør systemet markere det og gøre det enkelt at rette oplysningen. Her bliver fakturabehandling med OCR mere end tekstgenkendelse: Valideringen skelner mellem det, der er aflæst, og det, der stadig skal bekræftes.
Næste stop: Stemmer oplysningerne med det kendte?
Når felterne er læst, kan oplysningerne sammenholdes med leverandørdata, en indkøbsordre og virksomhedens egne regler. Et navn, der ligner den sædvanlige leverandørs, er ikke nødvendigvis nok. Betalingsoplysninger og fakturanummer skal også kontrolleres efter de regler, virksomheden har valgt. Sådan et tjek kan fange fejl, før fakturaen når til betaling.
En fast leverandør sender måske en faktura, hvor kontonummeret pludselig er ændret. Fakturaen kan stadig have det velkendte logo og de sædvanlige varelinjer, men ændringen bør ikke automatisk godkendes af den grund. I stedet kan den sendes til en medarbejder, der følger virksomhedens normale kontrolvej. Den ekstra pause er som regel bedre end et hurtigt klik, man senere fortryder.
Andre gange er det beløbet, der vækker spørgsmål. På en café kan en faktura for varer for eksempel afvige fra den tilhørende ordre. Systemet kan markere forskellen og sende den til medarbejderen, der stod for indkøbet. Kender vedkommende leveringen, kan beløbet afklares, før godkendelsen fortsætter.
Sidste stop: Hvem skal tage stilling?
Ikke alle afvigelser kræver den samme person. En uklar dato kan måske afklares i økonomiafdelingen, mens en forskel mellem ordre og faktura bør gå til den, der kender købet. Når ansvaret er tydeligt, slipper fakturaen for at vandre mellem indbakker. Det er en lille, men nyttig forskel på en travl arbejdsdag.
Hvad er uklart? Hvem kan afklare det? Hvad skal ske, før fakturaen går videre? De spørgsmål fungerer som et lille beslutningskort, når fakturaen sendes til manuel kontrol. Svarene bør følge med i forløbet, så næste medarbejder kan se, hvad der allerede er undersøgt, og hvad der mangler.
Med fakturabehandling med OCR kan validering støtte godkendelsen uden at forveksle aflæsning med en endelig beslutning. På Nordflows side om OCR-validering kan man læse mere om, hvordan kontrol af fakturaoplysninger kan indgå i arbejdsgangen. Det kan være værd at undersøge, hvis virksomheden vil gøre afvigelser synlige og sende dem videre til den rette person.
Tilbage til den skæve skanning: De tydelige felter går videre, fakturanummeret bliver kontrolleret, og derefter fortsætter fakturaen til godkendelse. Ingen behøver gætte. Når reglerne er klare, kan automatiseringen tage sig af det sikre, mens medarbejderne bruger tiden på de steder, hvor deres kendskab til virksomheden gør en forskel.
Fra modtagelse til bogføring uden skjult tvivl
Et gennemskueligt forløb gør det lettere at følge fakturaen fra modtagelse til bogføring. Medarbejderen kan se, om et felt er aflæst, kontrolleret eller sendt videre til afklaring. Det gør det nemmere at forstå, hvorfor fakturaen venter, og hvem der skal handle. Tydelige statusser er ofte nok; arbejdet behøver ikke en lang forklaring.
Det er især nyttigt på travle dage, hvor en faktura ellers kan forsvinde mellem mails, ordrebehandling og betaling. En tydelig markering hjælper den rette person med at tage over, uden at hele bilaget skal gennemgås fra bunden. Det er måske ikke spændende læsning, men overblik slår jagten på den forsvundne faktura.
Når den uklare oplysning er afklaret, kan fakturaen vende tilbage til det almindelige godkendelsesforløb. Automatiseringen er dermed hverken en blind genvej eller en erstatning for medarbejderens vurdering. Den hjælper med at føre de sikre oplysninger videre og gør opmærksom på tvivlen, før fakturaen bliver bogført eller sendt til betaling.
Se mere hos nordflow.io.
